При прийнятті на роботу працівників фізичним особам-підприємцям, треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). ФОПу потрібно мати майже ті ж самі кадрові документи, що і юридичним особам, але є певні відмінності.
Отже, серед основних кадрових документів, що повинні бути у підприємця, згідно з вимогами трудового законодавства є:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку. Це розроблений роботодавцем у встановленому порядку документ, який регламентує організацію праці і за допомогою якого забезпечує дотримання трудової дисципліни та нормативну поведінку працівників. Необхідність затвердження (загальними зборами трудового колективу) Правил ВТР на кожному підприємстві, установі, організації передбачено статтею 142 КЗпП України. Рішення трудового колективу оформляють протоколом.
- Положення про оплату праці та преміювання. Це локальний нормативний документ, в якому відображаються принципи формування та нарахування заробітної плати, преміальних та інших виплат відповідно до вимог чинного законодавства з урахуванням специфіки роботи та умов праці. Роботодавець зобов’язаний погодити питання оплати праці з уповноваженим трудового колективу (ст. 97 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП), ч. 1 ст. 15 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР.) Таким чином, виникає наступний документ, що повинен бути у ФОП.
- Протоколи загальних зборів трудового колективу. Цими Протоколами затверджуються Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про оплату праці та преміювання, обирається уповноважений з соціального страхування тощо.
- Штатний розпис – це організаційно-розпорядчий документ, що відображає структуру компанії, чисельність відділів, співробітників, а також розмір їхньої заробітної плати. Розроблення штатного розпису має здійснюватися з урахуванням вимог Класифікатора професій ДК 003-2010. Термін зберігання складає три роки. Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежена.
- Графіки відпусток. З норм ч. 4 ст. 79 КЗпП і ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки випливає, що графік відпусток має бути на будь-якому підприємстві. У цих нормах без жодних альтернатив стверджується: «черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників».
- Особові картки П-2 на працівників. Типова форма затверджена наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 р. № 495/656. Картотека П-2 — один з основних інструментів кадровика і вмістилище персональних даних. Особові картки ведуть на постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу.
- Табель обліку робочого часу (2 на місяць) — це поіменний список усіх з відмітками про використання робочого часу протягом облікового періоду.
- Трудові договори з найманими працівниками. Наказом Мінпраці від 08.06.2001 р. № 260, затверджено форму трудового договору між працівником і фізичною особою, яка використовує найману працю. Рекомендуємо з цієї форми прибрати рядки, які раніше заповнювалися центром зайнятості, оскільки під час прийняття на роботу реєструвати трудові договори в центрі зайнятості не потрібно. Тепер нумерацію укладених трудових договорів підприємець веде самостійно.
- Журнал реєстрації трудових договорів. Після підписання трудового договору обома сторонами його необхідно зареєструвати. В журналі працівник ставить підпис, що отримав свій примірник трудового договору.
- Повідомлення ДФС про прийняття працівників. Повідомлення має подавати підприємець до податкової за місцем обліку як платник ЄСВ за розробленою формою до початку роботи працівника згідно з укладеним трудовим договором. Тобто повідомлення треба подати під час кожного прийняття працівників.
- Накази з кадрових питань. До наказів з кадрових питань належать накази про: прийняття на роботу (призначення на посаду), переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу), звільнення (припинення трудового договору), сумісництво, зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо), заохочення (нагородження, преміювання), накладення дисциплінарного стягнення, надання матеріальної (благодійної) допомоги, надання відпусток (основної, додаткової, навчальної, для догляду за дитиною, без збереження заробітної плати тощо), відрядження.
- Посадові інструкції – це документ, який регламентує організаційно-правовий статус працівників і визначає їх конкретні завдання та обов’язки, права, повноваження, відповідальність, знання та кваліфікацію, які необхідні для забезпечення ефективної роботи працівників. Структура, зміст розділів посадової інструкції визначено у Загальних положеннях випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336 (далі ― ДКХП).
- Трудові книжки — це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника. Необхідно протягом 5-ти днів після прийняття зробити запис до трудової книжки. Порядок ведення трудових книжок регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мін’юсту, Мінпраці, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58 (далі — Інструкція № 58).
- Документи із соціального страхування (обрання комісії або уповноваженого, протоколи засідання). Відповідно до пункту 3 статті 30 Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 р. № 1105-XIV в редакції Закону України від 28.12.2014 р. № 77 рішення про призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування. До складу комісії із соціального страхування входять представники адміністрації та застрахованих осіб, які делегуються кожною представницькою стороною самостійно у рівній кількості, залежно від чисельності застрахованих осіб в організації. Строк повноважень членів комісії та їх кількість від кожної сторони встановлюється спільним рішенням представницьких сторін (обмежень щодо мінімальної чи максимальної кількості членів комісії законодавством не встановлено).
Таким чином, якщо у Вас будуть усі перелічені документи оформлені і заповнені відповідно до вимог чинного законодавства, ви спокійно можете зустрічати перевірки Держпраці.
Група компаній
KVADRA INVEST
Комплексные проверки по вопросам трудоустройства: задачи каждого из контролирующих органов
