Міністерство юстиції України у відповідь на лист НПУ надало роз’яснення щодо практичного застосування Правил формування та проведення перевірки нотаріального документа з електронним ідентифікатором.
Щодо накладення QR-коду поза робочим місцем нотаріуса
Вчинення нотаріальної дії з накладанням QR-коду за межами робочого місця нотаріуса чинним законодавством не заборонено. Разом з тим, нотаріус є самозайнятою особою та має право самостійно організовувати свій робочий процес в межах, визначених чинним законодавством.
Щодо можливості внесення до Системи е-нотаріату заяви, виданої від імені кількох заявників, з двома та більше реєстровими номерами
Для формування нотаріального документа з QR-кодом нотаріус завантажує електронний проект нотаріального документа та вносить до Системи е-нотаріату таку інформацію, зокрема номер, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Водночас QR-код – це графічне зображення коду, який містить унікальний номер, що присвоюється документу, завантаженому до Системи е-нотаріату, та складається з: номера, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій; дати вчинення нотаріальної дії; номера свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
У випадку засвідчення справжності підпису декількох осіб на одному документі та у разі проставлення на документі декілька реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується, нотаріус має завантажити до Системи е-нотаріату електронний проект цього документа та внести відомості про всіх осіб, щодо яких вчинено нотаріальну дію. При цьому вказується один з номерів, за яким нотаріальна дія зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Водночас у полі «Додаткові відомості» зазначається решта реєстрових номерів такої нотаріальної дії.
Щодо технічної можливості сканування багатосторінкових документів великого об’єму одним файлом
Враховуючи, що у Системі е-нотаріату відсутня вбудована функція сканування документів, їх сканування відбувається без використання зазначеної системи. Нотаріус самостійно сканує документи, використовуючи власні технічні засоби, з подальшим завантаженням відповідних файлів до Системи е-нотаріату.
Щодо накладення QR-коду на додатки до афідевіту
Відповідно до Правил Система е-нотаріату забезпечує автоматичне накладення QR-коду на кожній сторінці (у верхньому лівому куті) електронного проекту нотаріального документа. Враховуючи, що нотаріальним документом є саме афідевіт, який і підписує особа, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, QR-код накладається на зазначений документ. Щодо віднесення Системи е-нотаріату до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Міністерства юстиції, та внесення до неї електронних копій нотаріальних документів та іншої встановленої Правилами інформації. Щодо відповідальності держави у разі витоку даних з Системи е-нотаріату
Щодо відмови у вчиненні нотаріальної дії на підставі письмової заяви особи, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії, про те, що вона вимагає вчинити нотаріальну дію без накладення QR-коду
Зауважуємо, що перелік підстав для відмови у вчиненні нотаріальної дії регламентовано статтею 49 Закону, яка не містить такої підстави для відмови як письмова заява особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, про формування нотаріального документа без QR-коду. Слід нагадати, що на сьогодні при вчиненні нотаріальних дій нотаріус зобов’язаний використовувати спеціальні бланки нотаріальних документів, які, в свою чергу, містять у нижньому правому куті лицьового боку бланка QR-код (пункт 7 Опису і зразку спеціального бланка нотаріального документа, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 09 грудня 2021 р. № 1290). Враховуючи, що особа, яка звертається за вчиненням нотаріальної дії, не може відмовитися від цього QR-коду на відповідному спеціальному бланку і це ніколи не створювало жодних труднощів на практиці, питання щодо присвоєння нотаріальному документу електронного ідентифікатора, передбаченого чинним законодавством, також не повинно поставати.
Щодо надання нотаріусу електронної копії нотаріального документа з QR-кодом без згоди на це особи, щодо якої вчинено нотаріальну дію
Наразі при скануванні QR-коду на електронному пристрої заінтересованої особи за допомогою мобільного додатка Порталу Дія (Дія) неможливо встановити, що цією заінтересованою особою — запитувачем інформації є саме нотаріус, а отже надати відображення електронної копії нотаріального документа з QR-кодом без відповідної згоди на це особи, щодо якої вчинено нотаріальну дію. Інші способи отримання інформації Правилами не передбачені. Щодо відсутності відомостей про реєстраційний номер облікової картки платника податків представника Нотаріус при формуванні нотаріального документа з QR-кодом вносить до Системи е-нотаріату інформацію щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків фізичної особи. У разі відсутності в особи реєстраційного номера облікової картки платника податків поле «РНОКПП» не заповнюється, натомість вноситься інформація про серію (за наявності) та/або номер паспорта фізичної особи. Відповідно до пункту 14 Правил отримати електронну копію нотаріального документа з QR-кодом можливо за наявності згоди особи, щодо якої вчинено нотаріальну дію та якій присвоєно реєстраційний номер облікової картки платника податків. Враховуючи наведене та у випадку, якщо в особи відсутній реєстраційний номер облікової картки платника податків, така особа не зможе надавати згоду (підтвердження) щодо відображення електронної копії нотаріального документа з QR-кодом за запитом заінтересованої особи.
Щодо внесення нотаріусом до Системи е-нотаріату відомостей про осіб, щодо яких вчинено нотаріальну дію
Варто зазначити, що основною метою прийняття Кабінетом Міністрів України постанови від 01 липня 2022 року № 745 «Про затвердження Правил формування та проведення перевірки нотаріального документа з електронним ідентифікатором» було забезпечення доступності для громадян переваг і можливостей цифрового світу та сприяння розвитку інформаційного суспільства шляхом впровадження та використання в нотаріальній практиці сучасних інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема мобільного додатку Порталу Дія (Дія), що забезпечуватиме перевірку наявності/відсутності в Системі е-нотаріату інформації щодо нотаріального документа з QR-кодом, та можливості отримання електронної копії нотаріального документа з QR-кодом, що в свою чергу, сприятиме належному захисту прав та законних інтересів фізичних та юридичних осіб в частині мінімізації підробок нотаріальних документів. Водночас внесення нотаріусом до Системи е-нотаріату відомостей про особу, зазначену в нотаріальному документі (наприклад, представника за довіреністю), забезпечить розширення кола осіб, які за запитом заінтересованої особи зможуть надати згоду на отримання електронної копії нотаріального документа з QR-кодом. Справді, нотаріус у тексті, наприклад, довіреності зазначає відомості про представника зі слів довірителя без їх підтвердження відповідними документами. Однак відповідальність у цьому випадку за подання неправдивої інформації несе саме особа, що звернулася до нотаріуса за вчиненням нотаріальної дії. Крім того, внесення до Єдиного реєстру довіреностей відомостей про представника також здійснюється зі слів довірителя. Разом з тим перевірка дійсності довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей є обов’язковим елементом при перевірці обсягу повноважень представника, наданих довіреністю. Також зазначаємо, що надання представником за довіреністю згоди на отримання електронної копії нотаріального документа з QR-кодом заінтересованим особам є різновидом реалізації наданих йому довіреністю повноважень і в цьому сенсі нічим не відрізняється від пред’явлення представником відповідним особам довіреності в паперовій формі. Якщо нотаріусом при формуванні нотаріального документа з QR-кодом не буде внесено до Системи е-нотаріату відомостей про осіб, що зазначені у нотаріальному документі, такі особи не зможуть надати згоду за запитом на отримання електронної копії нотаріального документа з QR-кодом заінтересованими особами. Додатково звертаємо увагу, що електронна копія нотаріально посвідченого заповіту з QR-кодом, завантажена до Системи е-нотаріату, не надається за запитом заінтересованої особи засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг. Враховуючи наведене, при формуванні заповіту з QR-кодом нотаріус вносить до Системи е-нотаріату відомості про особу, щодо якої вчинено нотаріальну дію, а саме спадкодавця.
Щодо добровільної участі в експериментальному проекті нотаріусів та осіб, які звертаються за вчиненням нотаріальної дії
Відповідно до пункту 5 Порядку учасниками експериментального проекту щодо поетапного запровадження Системи е-нотаріату є Мін’юст, державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту, функціональний адміністратор, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси. З огляду на викладене та враховуючи, що Правила розроблені в рамках реалізації зазначеного експериментального проекту та з метою встановлення єдиних засад формування нотаріусом в Системі е-нотаріату нотаріального документа з QR-кодом, суб’єктами відносин, визначених Правилами, також є Мін’юст, державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту, функціональний адміністратор, державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси. Додатково зазначаємо, що позиція стосовно вказаного питання була викладена у листі Мін’юсту від 20 жовтня 2022 р. № 97075/37.3/32-22, направленого Нотаріальній палаті України, відповідно до якого нотаріуси, які отримали доступ до сервісу формування нотаріальних документів з QR-кодом, зобов’язані формувати та накладати QR-коди на всі нотаріальні документи, визначені Переліком нотаріальних документів, які формуються з електронним ідентифікатором, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 22 липня 2022 р. № 3081/5 (далі – Перелік).
Щодо легітимності нотаріального документа за відсутності QR-коду повідомляємо, що листом Мін’юсту від 31 жовтня 2022 р. № 100843/37.3/12-22 Нотаріальну палату України було поінформовано, що у зв’язку з екстреними відключеннями електроенергії на невизначений термін, наразі формування та накладання QR-кодів на нотаріальні документи, визначені Переліком, має здійснюватися у разі наявності технічної можливості.
Щодо надання нотаріусу оригіналу нотаріального документа у разі надання електронної копії нотаріального документа з QR-кодом
Відповідно до чинного законодавства України нотаріальні документи виготовляються у паперовій формі та у встановлених Законом випадках викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Завантаження нотаріального документа з QR-кодом до Системи е-нотаріату не створює для такого документа правового статусу електронного документа в розумінні Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», оскільки він є лише електронною копією паперового документа. Окрім того, необхідно зазначити, що формування в Системі е-нотаріату нотаріального документа з QR-кодом здійснюється з метою надання додаткової функції захисту такого документа від підробок та перевірки автентичності його тексту.
