Всі українські підприємства рано чи пізно зустрічаються з перевірками державних органів.
Що потрібно зробити керівникам підприємств, щоб підготуватися до таких перевірок?
1. Визначте відповідальну під час проведення перевірки особу. Наявність особи, яка буде вести бесіду з представниками державних органів та якій колеги можуть задати питання, мінімізує хаос серед працівників.
Це може бути керівник, юрист чи спеціаліст. Одна особа на всі перевірки або окрема особа — конкретний орган (наприклад: бухгалтер — при перевірках податкової, юрист — архітектурно-будівельної служби, керівник — служби надзвичайних ситуацій).
2. Проведіть короткий інструктаж працівників та самі дотримуйтесь загальних правил поведінки:
- терміново інформувати відповідальну особу про перевірку;
- зберігати спокій і повагу по відношенню до посадових осіб державних органів;
- працювати у звичному темпі;
- дотримуватися інструкцій та вказівок відповідальної особи;
- не давати жодних пояснень, свідчень без присутності адвоката, юриста;
- не вчиняти будь-яких протиправних дій, не намагатись увійти в контакт з особами, які здійснюють перевірку.
3. Дії, які необхідно здійснити під час проведення перевірки відповідальній особі:
- зустріти перевіряючих (організувати прийом, провести в окрему кімнату, визначити мету візиту);
- супроводжувати перевіряючих по приміщеннях до вирішення всіх процедурних моментів;
- ретельно перевірити документи, на підставі яких проводиться перевірка (судове рішення, направлення на перевірку), щодо їх відповідності ситуації та щодо обов’язкового зазначення в них наступних відомостей: найменування контролюючого органу; найменування суб’єкта господарювання, щодо якого проводиться перевірка; місцезнаходження суб’єкта господарювання; номер і дата наказу (рішення, розпорядження), на виконання якого проводиться перевірка; перелік посадових осіб, які беруть участь у проведенні перевірки, із зазначенням їх посади, прізвища, ім’я та по батькові; дата початку та дата закінчення перевірки; планова перевірка чи позапланова; підстави для проведення перевірки; предмет перевірки;
- отримати копії або примірники документів, на підставі яких проводиться перевірка перед початком перевірки;
- встановити повноваження та верифікувати перевіряючих шляхом ознайомлення з їх службовими документами;
- супроводжувати перевіряючих під час візиту;
- запобігати вилученню оригіналів документів, компютерів та іншої техніки та надавати попередньо узгоджену та дозволену можливість ознайомлення з інформацією на носіях та запобігати знищенню вже наявної інформації;
- по завершенню перевірки вимагати надання примірнику або копії документа, складеного за результатами перевірки.
Джерело: юридична компанія «Трінітас»
