Формирование, ведение, учет и хранение личных дел судей осуществляются соответствующим структурным подразделением аппарата суда или лицом, осуществляющим ведение кадровой работы в суде. Личное дело судьи ведется также в электронном виде с использованием единой информационно-телекоммуникационной системы учета кадров. Соответствующий порядок учета и хранения личных дел судей утвержден приказом Государственной судебной администрации Украины от 20 мая 2016 года №97.
Датой начала формирования личного дела является дата издания приказа председателем суда о зачислении судьи в штат суда на основании соответствующего нормативного акта.
Личное дело подшивается в обложку формата А-4. После формирования дела на бумажных носителях ответственный работник регистрирует его в книге учета движения личных дел судей не позднее трехдневного срока со дня зачисления судьи в штат суда.
Согласно порядку, личное дело должно содержать следующие документы:
— личная карточка с соответствующими приложениями;
— цветное фото формата 4 см х 6 см;
— копии документов о высшем образовании, ученой степени, ученом звании (с приложениями к дипломам);
— право на имущество, доходы, расходы и обязательства финансового характера за прошлый год;
— копия паспорта гражданина Украины;
— копия учетной карточки физического лица — плательщика налогов;
— копия военного билета (для военнообязанных);
— справка о допуске к государственной тайне (при наличии);
— копия трудовой книжки;
— справка об использованном отпуске и выплате материальной помощи по предыдущему месту работы.
После зачисления судьи в штат суда к личному делу прилагаются копия нормативного акта, на основании которого судья зачисляется в штат суда, копия присяги судьи, копия приказа о зачислении в штат суда и т.д.
Личные дела являются документами для служебного пользования и должны храниться в должной мере оснащенных шкафах или сейфах. После отчисления судьи из штата суда его личное дело продолжает сохраняться в соответствующем служебном подразделении аппарата суда в течение двух лет, но отдельно от личных дел действующих судей. По истечении двух лет такие личные дела передаются в архив суда.
Отметим, что судья имеет право ознакомиться со своим личным делом, о чем делается соответствующая запись.
