Найпоширенішим та найпростішим способом міжнародного підтвердження документів, виданих в Україні, є проставлення апостиля. Проте апостилювати можна не всі документи.
Про це повідомляє Міністерство юстиції України.
Апостиль – штамп, що підтверджує легітимність документа в країнах-учасницях Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем. Він засвідчує справжність підпису на документі¸якість, в якій виступала особа, що підписала його, та автентичність відбитку печатки або штампу на ньому.
Проте апостилювати можна не всі документи.
Апостиль не проставляється на:
- Оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України;
- Оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус;
- Військових квитках;
- Трудових книжках;
- Дозволах на носіння зброї;
- Свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах);
- Інших посвідченнях що оформлюються відповідно до законодавства України.
Такі документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій, засвідчених у нотаріальному порядку.
Не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.
Також не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях або копіях з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідчену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації або ж проставлення апостиля) оригіналу цього документа.
Законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформацію з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. Для проставлення апостиля на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви.
Варто зазначити, що правила не поширюються на:
- Документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації;
- Офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.